Sprint 198 Release

Alle instellingen voor de AI-functies staan nu bij elkaar op één nieuwe pagina 'AI instellen' binnen de applicatie-instellingen. Je vindt daar in één overzicht welke AI-diensten beschikbaar zijn — zoals opnemen, samenvatten en vertalen — en hoe je deze stap voor stap instelt en beheert.

De tegel van het dashboarditem Contracten heeft een nieuwe opmaak: Het icoon staat gecentreerd bovenaan, met daaronder de tekst en de subtekst. Je kunt nu ook zelf de grootte en de kleur van het icoon kiezen bij Dashboard per rol. Een lange tekst of een grote letter valt niet meer weg buiten het vak. Kies je een lettergrootte zonder eerst tekst te selecteren, dan gaat de hele tekst van dat veld mee.

Per reden van beëindiging bepaal je nu welke rollen die reden mogen instellen. Vink je niets aan, dan mag iedereen hem gebruiken. 

Bij het inplannen van een afspraak via een website waarin de planningswidget is ingebouwd, geeft de widget nu door in welke stap de bezoeker zich bevindt en wanneer een afspraak definitief is geboekt. Zo kan de website meten hoeveel afspraken er worden gemaakt en waar bezoekers afhaken, zonder dat de bezoeker hier iets van merkt.

Bij extern plannen wordt nu ook vastgelegd via welke campagne of link een afspraak tot stand is gekomen. Zo zie je in de rapportage voortaan de volledige herkomst van al je afspraken, ook wanneer er geen aanvraag aan vooraf ging.

De titel van het externe aanvraagformulier is nu apart instelbaar én vertaalbaar op de labeling; de interne labeling-naam wordt niet meer getoond.

Bij aanvragen via een extern aanvraagformulier wordt nu automatisch vastgelegd via welke campagne of website de bezoeker binnenkwam. Op de aanvraag zie je een herkomstblok met zowel de eerste als de laatste bron, zodat je per aanvraag kunt zien waar deze vandaan komt. Dit werkt ook wanneer het formulier is ingesloten op uw eigen website.

Bij het inrichten van een NMBRS REST-koppeling hoeft de subscription key niet meer per klant ingevuld te worden. Planningsagenda gebruikt één vaste key voor alle klanten; het veld is uit het instelscherm verdwenen.

De NMBRS REST-koppelingen hergebruiken een geldig access token in plaats van bij elke run een nieuw token op te halen. Is de autorisatie van de klant verlopen of ingetrokken, dan staat in het logboek van de koppeling duidelijk dat de klant opnieuw moet autoriseren.

Een klant die de NMBRS-autorisatielink opent en toestemming geeft, hoeft niets meer te kopieren of terug te sturen. Planningsagenda slaat de toegang zelf op bij de juiste koppeling en de klant ziet een duidelijke bevestiging.

Bij een NMBRS REST-organisatiekoppeling kan de consultant met één knop een autorisatielink voor de klant genereren. Het venster toont de link met kopieerknop, de geldigheidsdatum en de aangevraagde scopes. Er is per koppeling altijd hooguit één geldige link.

Het delen en overdragen van documenten zijn als functies nu samengevoegd tot één duidelijke werkwijze, zodat voortaan meteen helder is of een document echt wordt gedeeld of volledig wordt overgedragen. Deze module staat automatisch aan als je vroeger recht had om een document te delen of overdragen. Hiermee kan je binnen applicatie instellingen → applicatie instellingen beheren of je mag delen en/of overdragen.

Via de applicatie-instellingen bepaal je zelf of documenten gedeeld en/of overgedragen mogen worden en of ze na een overdracht automatisch uit je eigen omgeving verdwijnen. Bij een gedeeld document kan de ontvanger het document nu ook kopiëren of loskoppelen — het gedeeld-symbooltje verdwijnt dan automatisch bij de verzender. Bij een overdracht krijgt de ontvanger het document volledig in beheer, inclusief het recht om het te verwijderen.

Documenten delen werkt als volgt: 

Je hebt twee partners, partner A en partner B. Je maakt een partner product bij 1 partner die je afneemt bij de andere partner.

Binnen de partner product instellingen van de afnemende kant kun je de document types instellen die gebruikt worden bij overdracht/deling voor zowel de normale als medische documenten. 

Ga je binnen een dossier van de afnemende kant een aanvraag toevoegen en invullen, dan komt deze aan bij de aanbiedende kant. Vanuit hier maak je via de aanvraag een dossier aan. Bestanden binnen dit dossier kan je delen/overdragen.

De Engelse versie van de applicatie is verder vertaald. Op plekken zoals dienstverbanden, no-riskmeldingen, adressen en cliëntgegevens verschijnen titels, labels, keuzelijsten en toelichtingen nu volledig in het Engels. Daardoor oogt de applicatie consistent en is alles beter te begrijpen voor Engelstalige gebruikers.

In het logboek zie je nu ook om welk specifiek traject, dossier of object een actie ging. Zo kun je precies herleiden welk record is aangepast of verwijderd, ook achteraf.

Bij meldingen in het dossier zie je nu direct uit welk protocol ze zijn verstuurd, inclusief de naam en het ID van dat protocol. Daarnaast kun je in het protocollenoverzicht zoeken op een meldings- of taak-ID, zodat je meteen het bijbehorende protocol vindt. Zo achterhaal je snel waar een melding vandaan komt.

De AI die vragenlijsten omzet naar een koppeling werkt nu veiliger: Hij ziet alleen nog de vragen en de opbouw van de vragenlijst, en nooit de ingevulde antwoorden. Per partner wordt automatisch een koppeling tussen vragen en variabelen opgebouwd en bijgehouden, zodat elke variabele aan de juiste vraag gekoppeld is. Het daadwerkelijk invullen van de koppeling gebeurt lokaal met de ingevulde antwoorden, waardoor gevoelige gegevens zoals inloggegevens binnen de omgeving blijven.

Er is een nieuwe rolmodule Locaties per verrichting bijgekomen, te vinden onder Locaties. Met deze module kan een gebruiker per verrichting instellen op welke locaties die beschikbaar is, zonder dat daarvoor de module Verrichtingen nodig is. Die laatste geeft namelijk ook het recht om verrichtingen aan te maken, te wijzigen en te verwijderen. Voor bestaande rollen verandert er niets.

Je kunt voortaan per rol instellen dat gebruikers alleen dossiers zien waarop zij zelf als aanvrager staan. 

Deze beperking geldt nu ook bij het zoeken via de zoekbalk bovenin, zodat je overal in de applicatie dezelfde dossiers ziet als in Mijn dossiers.

Door middel van het vraagtype 'interne gebruiker selecteren" kon je al eerder de invuller van de vragenlijst een selectie laten maken uit verschillende professionals, waarbij in hun bio's de persoonlijke gegevens worden getoond. 

Aan dit vraagtype en de bio's hebben we nu meerdere verbeteringen aangebracht:

• Bij vragenlijst-vragen van het type "Interne gebruiker selecteren" kun je nu per vraag instellen welke informatie op de gebruikerskaart getoond wordt: pasfoto, bio, talen (competenties) en locatie. De kaarten tonen de gebruiker als een behandelaar-profiel met adres en talen.
• De bio van een gebruiker en de namen van competenties en competentie-categorieën zijn nu per taal te vertalen. Anderstalige gebruikers en invullers van vragenlijsten zien automatisch de vertaalde teksten.
• Talen op de gebruikerskaart in vragenlijsten worden als ronde vlaggetjes getoond wanneer de competentie in een categorie "Taal" of "Talen" staat.

Bij het raadplegen van een dossier worden nu ook bijlagen bij e-mails vastgelegd in de inzage-logging. Voorheen werd alleen geregistreerd dat het e-mailarchief werd geopend, maar niet welke onderliggende documenten daadwerkelijk zijn bekeken. Zo geeft het inzageoverzicht een volledig beeld van wie welke informatie heeft ingezien.

Applicatiebeheerders kunnen vanaf nu per interne gebruiker inzien welke dossiers deze gebruiker heeft bekeken. Vanuit het overzicht van interne gebruikers opent u met één klik een compleet inzage-overzicht van die medewerker, zonder dossiers één voor één na te lopen. 

Let op: 

Heb je geen medische toegang? Je ziet alleen inzages “niet-medisch”

Wel medische toegang? Je ziet alle inzages

Het logboek bij rollen legt nu ook de inhoud van een rol vast. Naast de rolmodules zie je voortaan welke documenttypen, notitietypen, taken, vragenlijsten, sjablonen en andere onderdelen aan een rol zijn gekoppeld of eruit zijn gehaald, inclusief welke vinkjes zoals inzien, toevoegen, bewerken en verwijderen daarbij zijn aan- of uitgezet. Dit gebeurt zowel bij het aanpassen als bij het aanmaken van een rol. Ook toont het logboek nu de veldnamen zoals ze in het rolformulier staan in plaats van technische kolomnamen, ook bij regels die eerder al waren vastgelegd.

Rolmodule: n.v.t. — zichtbaar via Instellingen → Rollen → tabblad Logboek, voor gebruikers die rollen mogen beheren.

Het logboek bij een klantgebruiker laat nu de volledige accountgeschiedenis zien. Je ziet wie het account heeft aangemaakt, wie welk gegeven heeft gewijzigd (met de oude en de nieuwe waarde) en wie het account heeft verwijderd. Dat geldt ook voor persoonsgegevens, contactgegevens, adres en persoonlijke instellingen. Gevoelige gegevens zoals wachtwoord, BSN en bankrekening worden alleen vastgelegd als "gewijzigd", zonder de waarde zelf. Daarnaast beheer je contracten bij klantgebruikers voortaan op dezelfde manier als bij interne gebruikers.

Afspraken die alleen gecrediteerd zijn en niet opnieuw gedebiteerd, worden nu correct verwerkt in de tellingen en zichtbaarheid binnen Planningsagenda. Zo zie je altijd een kloppend overzicht van je facturabele afspraken.

De placeholders voor de gekoppelde client per relatie type (zie eerdere release) zijn fors uitgebreid. 

Waar je eerder alleen de naam van een gekoppelde client kon tonen, kun je nu ook onder meer de aanhef, achternaam, roepnaam, initialen, tussenvoegsel, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, leeftijd, geslacht, burgerservicenummer, e-mailadres, telefoon- en mobiele nummer, taal, categorie en het interne nummer opnemen, inclusief de volledige reeks geslachtsaanhef-varianten.

Je gebruikt ze net als de bestaande naam-placeholder: vervang de X door het ID van het relatietype, bijvoorbeeld [GEKOPPELDE_CLIENT_ACHTERNAAM_RELATIE_TYPE_12]. Zo toon je bijvoorbeeld alleen de gegevens van de factuurrelatie en niet die van een andere relatie. Is er geen relatie van dat relatietype, dan blijft de placeholder leeg. Zijn er meerdere gekoppelde clients, dan worden de waarden achter elkaar getoond, gescheiden door een komma.

Nodig: Relatie types ingericht.

Bij het inrichten van vragenlijsten kun je nu ook voorwaarden instellen op basis van de prognose, het werkhervattingsadvies, deelherstel en de verzuimverzekeraar van het bedrijf. Deze nieuwe voorwaarden zijn beschikbaar voor vragen, secties én antwoordopties, zodat je vragenlijsten nog gerichter kunt afstemmen op de situatie van de deelnemer. 

Bij verrichtingen in de agenda kun je nu in één keer alle items selecteren of verwijderen. De selectie-optie is bovendien duidelijk zichtbaar, zodat je snel meerdere verrichtingen tegelijk kunt beheren.

In document types kon je al inrichten dat het document met een 'akkoord' en een niet akkoord' knop kon worden verzonden. We hebben het nu mogelijk gemaakt om dit voor een los document sjabloon in te kunnen richten zonder dit eerst in het document type in te hoeven stellen. 

Hiervoor zet je de akkoord-link-placeholders in het sjabloon: [DOCUMENT_AKKOORD_LINK_OPGEMAAKT] en [DOCUMENT_NIET_AKKOORD_LINK_OPGEMAAKT]

Bijlagen bij het versturen van communicatie behouden hun originele bestandsnaam; de automatisch toegevoegde datum en nummer-reeks achter de naam hebben we verwijderd.

Bij het toevoegen van een vrije afspraak duurt een afspraak met de verrichting "Anders" voortaan standaard een uur, in plaats van dat de eindtijd gelijk is aan de starttijd. Kies je wel een verrichting, dan blijft de ingestelde tijdsduur van die verrichting gelden.

Je kunt nu de status van een wizard gebruiken als trigger voor een taak. Kies daarbij zelf of de taak wordt gestart wanneer een wizard openstaand is, is afgerond of op wachten staat, zodat vervolgacties automatisch in gang worden gezet.

Het dashboarditem Clienten zonder afspraak laat een cliënt nu altijd maar één keer zien, ook als die cliënt in meerdere dossiers of onder meerdere cliëntrecords bekend staat. Staat er ergens een afspraak in de toekomst voor die cliënt, dan verdwijnt hij helemaal uit de lijst, op welk dossier of traject die afspraak ook staat. Cliënten waarvan geen naam bekend is, verschijnen niet langer als lege regel in het overzicht.

Op het journalen overzicht kun je nu, net als bij het medisch dossier, via de knop 'Standaard weergave' kiezen of alle verslagen standaard uitgeklapt of ingeklapt getoond worden.

Onder urenspecificatie bieden we nu een nieuwe pagina: Prestaties. 

Hier zie je een overzicht van alle medewerkers met een agenda, met per periode aantal afspraken, geplande uren en caseload. 

Klik op een medewerker voor de doelstellingen met gekleurde percentage-zones en kern-KPI's. 

Periode kies je met Dag/Week/Maand, een datum en vorige/volgende. 

Een wizard die is ingesteld als uniek per dossier of uniek per traject, verdwijnt uit de keuzelijst zodra hij al in dat dossier of traject bestaat, zodat hij niet nog een keer gekozen kan worden.

Wordt zo'n wizard toch via een taak of een directe link gestart, dan verschijnt de uitleg waarom dat niet kan, met een knop om de al bestaande wizard te openen.

Het is nu mogelijk om de beschikbaarheid van een verrichting tijdens het plannen afhankelijk te maken van verschillende voorwaarden.

Hiervoor kunnen onder andere de volgende voorwaarden worden gebruikt:

• Antwoord uit een vragenlijst
• Geen afgeronde wizard *
• Geslacht
• Leeftijd

Documenten die je via de PDF-knop opent, worden voortaan vastgelegd in het inzagelogboek. Zo is altijd terug te zien wie een document heeft ingezien.

Bij het geforceerd inloggen op een gebruikersaccount is het nu verplicht om zelf een toelichting in te vullen, naast het kiezen van een standaardreden. Zo kun je bijvoorbeeld een ticketnummer meegeven en is in het logboek en de rapportage altijd duidelijk waarom er is meegekeken.

In het factuuroverzicht kun je kolommen naar wens verschuiven en verbergen (blijft bewaard), plus een nieuwe kolom die per partner de gestarte productgebonden vragenlijsten toont.

In het dossier is een nieuw onderdeel 'Sollicitatie-activiteiten' beschikbaar. Hierin zie je in één overzicht welke sollicitatie-activiteiten er zijn ondernomen, inclusief de manier waarop is gesolliciteerd. Activiteiten kunt u direct vanuit het overzicht toevoegen, aanpassen of verwijderen. 

Als beheerder kun je dit per dossiertype inschakelen. 

Bij het nieuwe element Sollicitatie-activiteiten hebben we een nieuwe instelling toegevoegd: 'Sollicitatie wijzes' om de manieren van solliciteren te beheren, plus de onderliggende opslag van deze data voor sollicitatie-activiteiten in een dossier.

We hebben een nieuwe placeholder [ACTIVITEITEN_OVERZICHT_<id>] ontwikkeld, die een geconfigureerd activiteiten-overzicht (uit FlexDossier) als tabel in een sjabloon/document plaatst. <id> is het id van het activiteiten-overzicht. 

De tabel toont Datum, Type en Activiteit, met de activiteiten van het dossier volgens de categorieën en filters van dat overzicht.

Er zijn vier nieuwe REST-endpoints om de ingevulde FMLs en IZPs op te halen: 

De FML zelf, de rubrieken, de aangevinkte items en de beperkingen. 

De namen, nummers en scoreteksten komen mee, zodat een afnemer die niet zelf hoeft op te zoeken. Filteren kan op client, bedrijf, dossier, periode en op een bepaalde FML; bij de rubrieken en de beperkingen kun je ook zoeken in de ingevulde tekst.

De koppeling met SIVI stuurt nu bij elke verwerking een retourmelding terug. Zo zie je direct of gegevens goed zijn ontvangen en verwerkt, of dat er iets is misgegaan.

Het is nu ook mogelijk om in een datadump ook gearchiveerde bedrijven inclusief hun onderliggende bedrijven, gearchiveerde clienten en gearchiveerde dossiers mee te nemen, met alles wat daaraan hangt. 

De knop 'Stuur naar Loket' toont geen onterechte groene succesmelding meer als er onderweg iets misging. De rode foutmelding blijft staan tot je hem wegklikt en toont de echte oorzaak, inclusief de omschrijving die bij de foutcode is ingesteld. Het KVK-nummer dat u in Loket beheert wordt niet meer overschreven.

Documenten die eerder naar het cliëntportaal zijn verstuurd, worden nu automatisch alsnog zichtbaar zodra een dossier.nu-account wordt geactiveerd. Cliënten hoeven dus niet meer opnieuw om deze documenten te vragen.

De leeftijd van een overleden cliënt loopt niet meer door. Is er een overlijdensdatum ingevuld, dan tonen we voortaan de leeftijd die de cliënt had op het moment van overlijden.

Bij zoeken op e-mailadres vind je de client weer (ook .com/.net-adressen).

Zoeken op achternaam + initialen (met of zonder punten) vindt nu de juiste cliënt, in plaats van niets (korte achternaam) of een lijst gelijkklinkende namen (langere achternaam).

Verrichtingen kunnen weer met terugwerkende kracht (een eerdere maand) worden toegevoegd. De blokkade op voorgaande maanden blijft alleen bestaan voor organisaties die met maandafsluiting of urenaccordering werken.

Bij grotere zoomniveau's (125%/150%) of kleinere schermen schuiven de dossier-onderdelen niet langer door elkaar; de rechterkolom komt dan netjes onder de linkerkolom te staan zodat alle knoppen en velden bruikbaar blijven.

1Password en andere wachtwoordmanagers proberen niet langer inloggegevens in te vullen in formulieren binnen de applicatie; inloggen zelf blijft wel met autofill werken.

Herinneringen van 3 dagen voor de afspraak (en de overige herinneringstermijnen) worden weer snel verstuurd; bij klanten met veel vooruit geboekte afspraken liep deze melding op tot meer dan 70 seconden.

De offerteregels staan nu altijd netjes in het offertedocument zelf (de editor), ook bij sjablonen zonder de offerteregels-placeholder. Ze verschijnen niet langer los onder het document.

Zoeken op een zakelijk e-mailadres vindt nu de juiste client.

Zoeken op een achternaam toont weer de juiste, meest relevante persoon bovenaan in plaats van een willekeurig of leeg placeholder-record.

In het facturatie-controlescherm kun je nu met de muis over de BTW-regel in een factuurregel bewegen om direct te zien op welke criteria die regel matcht, zoals discipline, verrichting, arts, dienstverlening en de geldigheidsperiode. Alles wordt met herkenbare namen getoond en werkt zowel voor de verkoop- als de inkoopkolom, zodat je niet meer naar het regelbeheer hoeft om dit te controleren.

Het is nu mogelijk om op cliënten, dossiers en afspraken die via extern plannen en externe aanvraagformulieren binnenkomen, vast te leggen via welke route deze zijn binnengekomen. (zie bovenstaande items extern plannen en externe aanvragen).

Deze "UTM tags" zijn nu ook beschikbaar in flexibele rapportages zodat je kan achterhalen uit welke campagne de aanvraag, client, het dossier of de afspraak is voortgekomen. Zo kan je meten hoe effectief je marketing campagnes waren.

Deze rapportagemogelijkheid ‘UTM tags’ verschijnt automatisch als kolomkeuze in flexibele rapportages zodra de eerste UTM tags in het systeem zijn vastgelegd. 

De basisrapportage 'Aantal cliënten per bedrijf per maand' bevat nu ook een kolom met het ID van het bovenliggende bedrijf. Zo kun je in Excel of PowerBI eenvoudig de bedrijfsstructuur weer opbouwen en zien welke bedrijven bij elkaar horen.

• Rolmodule: n.v.t. Het overzicht is alleen zichtbaar als er een Activiteiten overzicht is geconfigureerd voor het dossiertype en de rol van de gebruiker inzage-rechten heeft (bestaande configuratie, ongewijzigd).

In de facturatie-export en flexibele rapportages kun je nu ook de normtijd van een verrichting tonen. Zo zie je de norm en de werkelijk bestede tijd naast elkaar en kun je eenvoudig de afwijking berekenen.

Flexibele velden zijn nu ook als filter beschikbaar in rapportages, inclusief de facturatierapportages en de facturatie-export. Je kunt daarbij zelf kiezen op welk veld je filtert en of je zoekt op gevulde velden, lege velden of een specifieke waarde. Het filter verschijnt alleen wanneer flexibele velden zijn ingeschakeld en als filterbaar zijn ingericht.

Je kunt het aantal medewerkers van een bedrijf nu uitvragen bij je klant via een vragenlijst. Elke opgave wordt bewaard, zodat je later kunt terugzien welk aantal op welk moment is doorgegeven en door wie. Er wordt altijd gerekend met de meest recente opgave; de historie hangt daarnaast.

Hoe richt je dit in?

Drie nieuwe systeemvelden onder de groep Werkgever: indicatie aantal medewerkers, peildatum en ingevuld door. Die koppel je aan vragen in je vragenlijst.

Het aantal wordt bewust niet voorgevuld, zodat de invuller zelf een opgave doet.

Elke wijziging komt in het logboek van het bedrijf terecht, inclusief de waarde die daarna geldt.

Op de bewerkpagina van het bedrijf zie je de laatste opgave staan: door wie en op welke peildatum. Via de knop Historie bekijk je alle opgaven. Daar kun je ook zelf een opgave toevoegen of een foutieve regel verwijderen.

Dit onderdeel is nog in ontwikkeling. De resultaten staan op dit moment op de bewerkpagina van het bedrijf. We werken aan een apart tabblad bij het bedrijf waarop de gegevens en de historie overzichtelijker getoond worden.

Je kunt nu in sjablonen/documenten een placeholder 'offerte regels' plaatsen die, op basis van een gekozen trajectsoort, dezelfde regel-toevoeger als de offertemodule toont, voorgevuld met de verrichtingen en prijzen van dat traject. Daarnaast is het veld 'eenheid' uit de offertemodule verwijderd.